Sistema de Tickets con IA | Guía Definitiva de Automatización de Tickets

Hoy en día, una mala experiencia hará que el 50% de los clientes cambien a su competidor. Además, 1 experiencia negativa equivale a 12 experiencias positivas.

En tales situaciones, las empresas necesitan luchar por encontrar un equilibrio entre la satisfacción del cliente y las restricciones presupuestarias. Entonces, ¿cuál es la solución?

Ahí es donde entra en juego la automatización de tiques.

Un sistema de tiques con IA tiene el potencial no solo de automatizar la gestión de tiques, sino también de mejorar la satisfacción del cliente y la situación financiera. En esta guía, examinaremos a fondo la automatización de tiques, cubriendo su principio de funcionamiento, beneficios y casos de uso. Posteriormente, aprenderemos cómo construir un sistema de tiques con IA sin programación.

¿Qué es la Automatización de Tiques y el Sistema de Tiques con IA?

Cada vez que un cliente realiza una consulta, se genera un tique de soporte que registra los detalles esenciales de la consulta. Esta información del tique ayuda al representante de soporte a conocer el problema y planificar/implementar la resolución en consecuencia.

La automatización de tiques es una forma inteligente y automatizada de crear y gestionar tiques. Elimina la necesidad de intervención humana en la creación y priorización de tiques.

Un sistema de tiques con IA es una solución de software que utiliza Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático para automatizar la gestión y resolución de tiques de soporte al cliente. No solo prioriza y dirige los tiques a los agentes/equipos correctos, sino que también proporciona opciones de autoservicio.

Por ejemplo, un sistema de tiques con IA puede ofrecer un chatbot donde los clientes pueden explicar el problema. Si el chatbot está entrenado para resolver el problema, guiará al cliente y resolverá el problema sin crear un tique de soporte. Para problemas complejos, puede crear y priorizar automáticamente los tiques de soporte e incluso asignarlos a los equipos correctos.

En resumen, un sistema de automatización de tiques con IA puede gestionar consultas de soporte entrantes sin sobrecargar a los representantes humanos con tareas repetitivas.

Beneficios de la Automatización de Tiques con IA

La automatización de tiques con inteligencia artificial aporta muchos beneficios, como los siguientes:

• Mejorar la Precisión de los Tiques: El PNL y el AA son buenos interpretando consultas de clientes y reduciendo los errores relacionados con tiques incorrectos y malas clasificaciones.
• Maximizar la Productividad del Equipo: El equipo se vuelve más productivo, ya que su enfoque se desplaza de tareas repetitivas o la resolución de consultas simples a centrarse únicamente en consultas más complejas.
• Accesibilidad 24/7: El sistema de tiques está disponible las 24 horas, ya que los clientes pueden hacer consultas y crear tiques en cualquier momento.
• Reducir el Tiempo de Resolución: Cuando las consultas comunes se resuelven automáticamente y otros tiques se priorizan y enrutan inteligentemente, se reduce el tiempo de resolución.
• Mejorar la Satisfacción del Cliente: Los clientes se sienten más valorados y escuchados, lo que aumenta su satisfacción y lealtad.
• Ahorro de Costos: Las organizaciones pueden comenzar a ahorrar costos gracias a la automatización de procesos, la optimización de la eficiencia operativa y la reducción de recursos internos.

En general, la automatización de tiques con IA es un punto de inflexión para elevar el servicio al cliente y cumplir con las expectativas de los clientes.

Casos de Uso de la Automatización de Tiques con IA

Muchas empresas ya están aprovechando los sistemas de automatización de tiques con IA en sus servicios al cliente, especialmente chatbots con IA. Por ejemplo, Payoneer es una organización de servicios financieros que ayuda a usuarios de todo el mundo a crear cuentas virtuales y transferir dinero. Ofrece un chatbot con IA que puede responder preguntas comunes de los clientes por sí solo y cambiar los chats a agentes humanos para consultas complejas.

A continuación, se presentan algunos de los casos de uso vitales del sistema de tiques con IA:

• Soporte de TI: Dado que las consultas relacionadas con TI son comunes en casi todas las organizaciones, un sistema de tiques con IA puede automatizar la resolución de problemas comunes de TI y ayudar al equipo de TI a priorizar tiques y reducir el tiempo de respuesta.
  
  
• Seguros: El equipo de soporte al cliente en el sector de seguros tiene que lidiar con muchas consultas similares de diferentes clientes. Con un sistema de tiques con IA como un chatbot, el equipo puede reducir la carga de trabajo al recibir menos consultas repetitivas y obtener tiques bien clasificados y priorizados.
  
  
• Viajes y Hospitalidad: En el sector de viajes y hospitalidad, las empresas reciben continuamente llamadas y correos electrónicos relacionados con reservas, gestión de itinerarios, etc. Un sistema de tiques con IA puede reducir estas consultas ofreciendo a los clientes opciones de autoservicio, como la gestión de reservas y consultas comunes de manera autónoma.
  
  
• Educación: Las instituciones educativas reciben correos electrónicos frecuentes de estudiantes sobre admisiones, horarios, etc. Un sistema de tiques con IA puede automatizar las respuestas a consultas sobre fechas de inscripción o cambios en el horario académico.
  
  
• Bienes raíces: En el sector inmobiliario, los clientes suelen solicitar información sobre propiedades o agendar visitas. Un sistema de tickets con IA puede proporcionar actualizaciones en tiempo real, automatizar respuestas y gestionar reservas de reuniones en línea.
  
  

En resumen, hay innumerables casos de uso de los sistemas de tickets con IA. En pocas palabras, donde haya un equipo de soporte al cliente, el sistema de automatización de tickets puede ayudar a optimizar la gestión de tickets.

¿Cómo Funciona la Automatización de Tickets con IA?

Hay muchas tecnologías que trabajan en el trasfondo de un sistema de automatización de tickets con IA. En el núcleo de todo esto está el procesamiento de lenguaje natural (PLN) y el machine learning (ML).

El procesamiento de lenguaje natural (PLN) ayuda al sistema a entender e interpretar las consultas de los clientes. Posteriormente, el machine learning categoriza y prioriza los tickets y los dirige al equipo adecuado.

Además, el sistema de tickets con IA tiene una base de conocimientos, que incluye un repositorio de preguntas frecuentes, guías de solución de problemas y más. El sistema puede extraer estos datos cuando un cliente hace una consulta similar.

El principio de funcionamiento típico de un sistema de automatización de tickets con IA es el siguiente:

• Un cliente utiliza el chatbot para hacer la consulta.
• El sistema de IA interpreta la consulta utilizando PLN.
• El sistema de IA puede recuperar información de la base de conocimientos para resolver el problema.
• Si es esencial crear el ticket, el sistema lo crea y luego los algoritmos de ML categorizan, priorizan y dirigen el ticket.

De esta manera, un sistema típico de tickets con IA puede gestionar tickets con automatización y alta eficiencia.

¿Por Qué es Importante el Sistema de Tickets con IA?

Si decimos que un sistema de tickets con IA es una necesidad para las empresas, no sería incorrecto. Los principales factores que destacan la importancia del sistema de tickets con IA incluyen:

• Creación y categorización automatizada de tickets.
• Priorización automatizada de tickets urgentes.
• Asignación automatizada de tickets a agentes o equipos relevantes.
• Notificaciones y alertas automatizadas.

Los factores anteriores son suficientes para justificar cómo un sistema de tickets con IA puede automatizar todo el proceso de tickets de soporte y ahorrar tiempo y costos significativos. Sin embargo, hay algunos aspectos únicos de integrar un sistema de tickets con IA, como los siguientes:

1. Autoservicio Respaldado por IA

El 40% de los clientes ahora prefieren el autoservicio sobre el contacto humano. Un sistema de tickets con IA puede ofrecer exactamente eso. Con chatbots, los clientes pueden intentar encontrar primero las soluciones a sus problemas por sí mismos. Por ejemplo, si un cliente quiere verificar el estado de un pedido o cambiar la configuración de la cuenta, el chatbot puede guiarlos con los pasos correctos.

Este enfoque resuelve muchas preguntas sin crear tickets, y deja a los agentes de soporte encargarse solo de las más complejas.

2. Soporte Omnicanal

El sistema de tickets con IA proporciona soporte omnicanal a los clientes. Los clientes pueden comunicarse a través de múltiples canales, como sitios web, correo electrónico, redes sociales, teléfono y otras plataformas. El sistema puede ofrecer una experiencia uniforme y centralizar todas las interacciones en una plataforma unificada. Esto no solo conduce a la automatización centralizada de tickets, sino que también ofrece acceso a todas las conversaciones desde un solo lugar.

3. Escalabilidad del Centro de Atención

A medida que el negocio crece, también lo hacen las necesidades de soporte al cliente. A diferencia del sistema de tickets manual donde se necesita más personal y recursos, un sistema de automatización de tickets impulsado por IA puede manejar fácilmente más preguntas sin requerir costos adicionales.

4. Informes Avanzados

El sistema de tickets con IA también ofrece informes y análisis detallados. Puede proporcionar información sobre preguntas comunes, volúmenes de tickets, tiempos de respuesta, tasas de resolución y más. Estos ayudan a evaluar la eficiencia de las ofertas de soporte al cliente y a tomar decisiones basadas en datos.

¿Cómo Construir un Sistema de Tickets con IA Personalizable?

Crear un sistema de tickets con IA adaptado a los requisitos únicos de su negocio no tiene por qué ser complejo. Con GPTBots y la orientación de ingenieros expertos en soluciones, puede construir un sistema robusto de automatización de tickets que se integra perfectamente con sus flujos de trabajo, todo sin necesidad de conocimientos de programación.

GPTBots , ofrece una plataforma basada en la web para crear soluciones empresariales altamente personalizables impulsadas por IA. El constructor visual intuitivo le permite diseñar un chatbot de IA que resuelve de manera autónoma hasta el 95% de las consultas de soporte al cliente y genera tickets sin esfuerzo. Además, con el apoyo de ingenieros expertos en soluciones, puede configurar el chatbot para reflejar su base de conocimientos corporativa, asegurando que cumpla con sus estándares de marca específicos. Una vez listo, puede implementar el chatbot en sus canales preferidos para automatizar el soporte al cliente y agilizar los procesos de ticketing.

Siga los pasos a continuación para crear un sistema de tickets con IA similar a un chatbot con GPTBots:

Paso 1. Visite el sitio web de GPTBots.ai y regístrese. Haga clic en Nuevo Bot > crear desde cero o elija una plantilla.

Paso 2. En la ventana de Configuración del Bot, configure los ajustes del bot, como el modelo LLM, el formato de respuesta, la configuración de asignación de contexto y más. Preste especial atención en la "Indicación de Identidad" y especifique todos los detalles relacionados con las tareas, habilidades y roles del chatbot.

Paso 3. Para entrenar el chatbot, toque Base de Datos de Conocimientos > Documentos y cargue los archivos relevantes.

Paso 4. Una vez que el bot esté entrenado, vaya al modo "Depurar" y pruebe el rendimiento del bot. Puede usar el icono "Entrenar" para actualizar la respuesta del bot donde sea necesario.

Paso 5. Por último, necesitas integrar el chatbot en tu canal preferido. Ve a la pestaña "Integraciones", elige la plataforma y sigue las instrucciones en pantalla.

¡Eso es todo! De esta manera, puedes crear un chatbot de IA completo con el enfoque basado en clics de GPTBots.

Preguntas Frecuentes sobre Sistemas de Tickets con IA

P1. ¿Es difícil configurar un sistema de tickets con IA?

Configurar un sistema de tickets con IA es más sencillo de lo que parece, especialmente con plataformas como GPTBots. Gracias a una interfaz que no requiere programación y al apoyo de ingenieros especializados en soluciones, las empresas pueden configurar y personalizar una solución de tickets que se ajuste a sus necesidades únicas sin necesidad de una amplia experiencia técnica.

P2. ¿Qué es una API en un sistema de tickets?

Una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) en un sistema de tickets permite conectarlo con otras aplicaciones de software para un intercambio de datos sin interrupciones y flujos de trabajo automatizados. Esta integración permite que el sistema de tickets se comunique y comparta información con CRM, ERP y otras herramientas empresariales, mejorando su funcionalidad.

P3. ¿Cómo asegura la IA la precisión en la categorización de tickets?

Los sistemas de tickets con IA utilizan procesamiento de lenguaje natural (NLP) y algoritmos de aprendizaje automático para interpretar y categorizar con precisión las consultas de los clientes. Al analizar entradas de texto e identificar patrones, la IA puede categorizar y priorizar tickets de manera efectiva, reduciendo errores en la clasificación de tickets.

P4. ¿Puede un sistema de tickets con IA manejar consultas complejas de clientes?

Si bien los sistemas de tickets con IA son hábiles en la gestión de consultas rutinarias, pueden escalar problemas complejos o sensibles a agentes humanos cuando sea necesario. Muchos sistemas utilizan chatbots que proporcionan respuestas iniciales y, si detectan la necesidad de soporte avanzado, crean y asignan tickets a los equipos adecuados.

Conclusión

Un chatbot de IA personalizado para la automatización de incidencias ofrece una solución eficiente para gestionar la creciente demanda de soporte al cliente. Al implementar un sistema de incidencias impulsado por IA, las empresas pueden optimizar la resolución de consultas comunes y mejorar los procesos de gestión de incidencias. Con GPTBots, tiene la plataforma ideal para construir aplicaciones personalizadas impulsadas por IA que automaticen tareas de soporte, reduzcan los tiempos de respuesta y eleven la satisfacción del cliente. Aproveche las ventajas de los chatbots de IA personalizados para transformar su sistema de soporte desde hoy mismo.

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