工作流程自動化：讓企業營運更高效的關鍵

您的團隊是否因為無盡的電子郵件、資料輸入或其他重複性任務而感到不堪重負？您是否覺得待辦事項清單正在掌控您的生活？您並不孤單。根據 Zapier 在 2021 年的報告，94% 的員工每天都在執行重複且耗時的任務。幸運的是，透過 AI 工作流程自動化 優化行銷自動化流程，可以使這些流程更高效，並顯著提升您的團隊生產力。

透過 AI 優化行銷自動化流程，就如同擁有一位永不休假的私人助理。這是幫助您更聰明工作，而非更辛苦的秘密武器，讓您在當今競爭激烈的市場中保持競爭優勢。

在這篇文章中，您將瞭解如何使用先進的自動化軟體來優化您的行銷自動化流程，並 整合 AI 工具以獲得更高的效率和效能。 您還將發現 GPTBots——一款高度客製化的無需程式碼 AI 智慧體建構工具，如何讓您輕鬆創建專為您的業務需求量身打造的強大 AI 驅動工作流程。

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什麼是行銷自動化流程，為什麼需要優化？

工作流程自動化，或稱 自動化工作流程，是利用人工智慧和機器學習等技術，自動完成業務流程中傳統上需要手動執行的重複性任務。它基於 "當-則" 模型運作，根據預定義的事件或條件觸發自動化操作（也稱為條件觸發模型）。優化行銷自動化流程的目的是提高效率、減少手動操作、降低錯誤率並提升生產力。

優化行銷自動化流程的主要應用場景

無論您的業務規模或行業如何，優化行銷自動化流程都能簡化您的運營。以下表格展示了 AI 工作流程自動化在常見領域如何顯著提升效率：

AI 工作流程自動化的好處是什麼？

毫無疑問，工作流程自動化將讓您的工作更加輕鬆高效。在本節中，我們將為您詳細介紹工作流程自動化帶來的具體好處。

• 提升效率與生產力

• 工作流程自動化比手動流程完成任務的速度更快，從而提升效率。同時，工作流程自動化讓您的團隊從重複性任務中解放出來，使他們能專注於需要人類創造力的更高優先級和策略性工作。

• 更高的準確性

  工作流程自動化遵循預定的規則和邏輯。也就是說，任務每次都以相同的方式執行，消除了變異性，並確保比手動流程更高的準確性。

• 節省成本

  工作流程自動化提升效率並減少對人力干預的需求，從而節省整體運營和勞動成本。此外，工作流程自動化能保持更高的準確性，您的企業也能節省與修正錯誤相關的成本。

• 卓越的顧客服務

  工作流程自動化確保及時且準確地回應客戶的查詢和需求，提升整體客戶滿意度。此外，互動式聊天機器人（AI 智慧體）可以根據客戶數據和行為自動個性化互動，提供更量身定制且更具吸引力的體驗。

  注意

  如果您感興趣，請查看我們的 客服聊天機器人專屬指南 ，瞭解更多。

• 提升員工滿意度

  通過自動化重複性和單調的任務，您的員工可以專注於更具挑戰性和價值的工作，從而對自己的工作感到更有價值和滿意。此外，工作流程自動化讓員工有時間追求專業發展機會，提升他們的技能和職業前景。

行銷自動化流程指南｜AI 工作流程自動化全攻略

如我們所討論的，工作流程自動化可以顯著改善效率、準確性和整體表現。現在是時候探索如何實施它，親身體驗其魔力了。以下是讓您輕鬆入門的逐步指南。

• 1

  識別需要自動化的流程

  審查您現有的流程，識別重複性、耗時且容易出錯的工作流程。然後選擇那些對自動化影響最大的工作流程。

• 2

  繪製工作流程圖

  為自動化創建詳細的工作流程圖，包括每個步驟、決策點和任務。

• 3

  定義「當-則」模型

  為您的自動化工作流程定義具體的事件和行動。

• 4

  選擇合適的自動化工具

  評估不同的工作流程自動化工具，選擇最符合您需求的工具。

  您可以根據以下功能進行考量：

  • 易用性
  • 靈活的自訂功能
  • 無縫整合
  • 可擴展性
  • 數據分析與即時報告
  • 增強的安全性
  • AI 工具支援
• 5

  設計並構建工作流程

  使用選定的工具設計並測試工作流程，確保其運作順暢。測試完成後，部署並持續監控以進行改進。

• 利用自動化工具中的內建範本快速開始。然後根據您在步驟 3 中定義的「當-則」模型設置工作流程。

• 6

  將自動化工具與現有系統無縫整合

  設置自動化工作流程後，將自動化工具與您的現有系統無縫整合，例如您的人力資源管理系統或電子郵件行銷平台。

• 7

  測試自動化工作流程

  完成整合後，在不同場景下模擬測試您的自動化工作流程，例如進行壓力測試，以確保其符合您的設計。

• 8

  培訓您的團隊

  為您的團隊提供培訓，以適應新的自動化工作流程，確保他們瞭解如何操作工具、分析數據並發揮其功能。

• 9

  監測並優化

  使用自動化工具內建的數據分析功能，定期監測和分析工作流程的表現。根據數據分析結果進行必要的調整和優化，以確保您的自動化工作流程高效運作。

如何讓您的自動化工作流程發揮其全部潛力？

隨著生成式人工智慧工具的興起，工作流程自動化的潛力更大。您可以將這些人工智慧工具整合到自動化軟體中，以實現更智慧的自動化。

在本節中，您將瞭解如何 將 GPTBots 與 Zapier 連接，以解鎖無限的自動化場景。

探索以下使用案例，瞭解如何在 Zapier 中利用人工智慧技術，實現工作流程自動化的全部潛力。

如果您是 Zapier 或 GPTBots 的新手，請先設置您的帳戶，然後再按照以下步驟操作。

方法 1：如何在 Zapier 中整合 GPTBots

Zap 是使用 Zapier 進行自動化的核心。它由兩部分組成：觸發器和動作，遵循與前面介紹的「當-則」模型相同的結構。

為了說明如何使用此方法，我們將以「摘要電子郵件」為例。同樣地，自動化工作流程可以：

• 管理來自 Facebook 的潛在客戶線索，並將其新增至您的 CRM 系統
• 回覆顧客投訴並創建相關客服工單
• 以及其他功能……

在此方法中，您需要連接兩個平台上的帳戶。請依照以下簡單步驟進行操作：在 Zapier 中，前往「Apps」>「Add connection」，在搜尋框中輸入「GPTBots」，然後從結果中點擊它。

使用案例範例：摘要 Gmail 中的新電子郵件並將摘要同步至 Slack

• 1

  登入 GPTBots並創建一個摘要智慧體。

  
• 2

  根據您的需求完成設定。

  
• 3

  登入 Zapier，創建一個 Zap（Zapier 的自動化工作流程）。

  
• 4

  為 Zap 命名（例如：電子郵件摘要），然後點擊「2. Action」下的「加號」操作以新增另一個動作。

  
• 5

  點擊「1. Trigger」，從工具中選擇 Gmail，然後為 GPTBots 設定「2. Action」，為 Slack 設定「3. Action」。

  
• 6

  點擊 Gmail 並完成以下操作：

  • 在「App & Event」中，將「Event」設為「New Email」。
  • 在「Account」中，連接您的 Gmail 帳戶。
  • 在「Trigger」中，從下拉選單中為「Label/Mailbox」選擇一個電子郵件資料夾。
  • 在「Test」中，點擊「Test Trigger」。

  
  
• 
  
  

  完成後，系統將直接引導您進行下一步的操作設定。

• 7

  在 GPTBots 的設定中，請完成以下操作：

  • 在「App & Event」中，將「Event」設為「生成回應」。然後，在「Account」中，系統將根據之前的整合設定自動識別您的 GPTBots 帳戶。
  
  • 在「Action」中，在「Select bot」欄位選擇您之前創建的摘要智慧體，並將「Input Message」設為「純文字內容」。
  
  • 在「Test」中，點選「測試步驟」。
  
• 8

  在 Slack 的設定頁面中，請完成以下操作：

  • 在「App & Event」中，將「Event」設為「傳送直接訊息」。
  
  • 在「Account」中，連接您的 Slack 帳戶。
  • 在「Action」中，完成帶有「*」標記的必要設定。將「Message Text」設為 GPTBots 的「訊息內容」。
  
  • 在「Test」中，點選「測試步驟」。
• 9

  進入 Slack，您將在選定的頻道中看到摘要。

  

方法 2：在 GPTBots 中整合 Zapier AI 動作

除了在 Zapier 的 Zaps 中使用 GPTBots，您還可以 將 Zapier AI 動作作為工具整合到 GPTBots ，然後請聊天機器人自動完成工作流程，例如發送電子郵件、回覆 Slack 訊息以及在 Xero 中提交發票請求。完成設定後，您只需啟動流程，系統將自動完成任務。

以自然語言向聊天機器人發送提示。

使用案例範例：請機器人自動發送電子郵件

• 1

  前往 Zapier AI Actions，然後點選 "Manage Actions"。

  
• 2

  設定您的操作，並按照頁面上的指示完成配置。此處我們設定了一個操作，用於在 Gmail 中發送電子郵件。

  
• 3

  在 GPTBots 中，前往 "Tools" → "Create Tool" → "API Rules"。然後參考以下代碼來設置 API 規則。

                  
   {
    "openapi": "3.0.0",
    "servers": [
      {
        "url": "https://actions.zapier.com"
      }
    ],
    "paths": {
      "/api/v1/dynamic/exposed/{action_id}/execute/": {
        "post": {
          "operationId": "SendEmail",
          "description": "調用此 API 發送電子郵件。",
          "requestBody": {
            "required": true,
            "content": {
              "application/json": {
                "schema": {
                  "$ref": "#/components/schemas/Request"
                }
              }
            }
          },
          "responses": {
            "200": {
              "description": "郵件已成功發送。",
              "content": {
                "application/json": {
                  "schema": {
                    "$ref": "#/components/schemas/Response"
                  }
                }
              }
            },
            "400": {
              "description": "請求無效。"
            }
          },
          "parameters": [
            {
              "name": "x-api-key",
              "in": "header",
              "required": true,
              "description": "Zapier AI Actions 的 API Key。",
              "schema": {
                "type": "string",
                "default": "{your_api_key}"
              }
            }
          ]
        }
      }
    },
    "components": {
      "schemas": {
        "Request": {
          "type": "object",
          "properties": {
            "instructions": {
              "type": "string",
              "description": "Zapier AI Action 'SendEmail' 的指令。"
            }
          },
          "required": [
            "instructions"
          ]
        },
        "Response": {
          "type": "object",
          "properties": {
            "id": {
              "type": "string",
              "description": "請求 ID"
            },
            "status": {
              "type": "string",
              "description": "請求狀態"
            }
          },
          "required": [
            "id",
            "status"
          ]
        }
      }
    }
  }
                  
              

  
  

  注意：通過以下步驟獲取 Zapier AI Actions 的操作 ID 和 API Key：

  • 前往 "API Playground"，點選 "api/v1/exposed/" → "Try it out" → "Execute"，然後將 id 複製到您的代碼中作為 {action_id}。

4

在 GPTBots 上選擇一個聊天機器人或建立一個新的。

5

點選「工具」下的「新增工具」，然後在彈跳視窗中選擇您的工具。

接著，您可以通過機器人發送電子郵件，進一步提升工作流程自動化的效率。

您可以參考我們的其他指南，將機器人整合到流行的工作空間中，例如：

• Slack 整合指南
• WhatsApp 整合指南

總結與展望

掌握了工作流程自動化的全面知識、應用以及逐步指南後，您現在已準備好開始自動化您的工作流程。隨著技術的進步和業務需求的變化，工作流程自動化將迎來顯著的增長和轉型，提升運營效率與人類潛能。如果您擁抱自動化的趨勢，您的企業將在創新和競爭中脫穎而出。

我們非常期待聽到您在自動化旅程中的經驗分享。 加入我們的論壇，與同樣對自動化充滿熱情的愛好者和專家交流。祝您享受自動化的旅程！

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