2024 年值得考慮的 6 大法律工作流程自動化應用軟體

張志豪

2024-10-10 15:12:07

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您知道美國的律師平均每天僅計費 2.6小時嗎？簡單來說，平均律師在8小時工作日中的利用率僅為33%。這是為什麼呢？

律師常常忙於許多日常的非計費行政任務，這妨礙了他們從客戶那裡獲取更多計費任務的能力。然而，現在有一種新的解決方案，就是法律工作流程自動化軟體。

您可以試著想像有這麼一個自動化系統，可以與潛在客戶互動，安排約會，處理例行文書工作，發送個性化電子郵件，追蹤日程安排等。律師事務所便可以擁有更多計費工時，並有時間更具策略性地發展它的業務。當然，這一切都可以透過法律工作流程自動化來實現。

在本指南中，我們將介紹六款律師事務所可以用來提高效率的最佳法律工作流程工具。

第一部分：什麼是法律工作流程自動化？

工作流程是指特定工作從開始到完成的過程序列。法律工作流程意味著一組結構化的任務/行動，從客戶接洽到解決法律問題。

考慮到這兩個定義，法律工作流程自動化可以定義為自動化例行法律工作流程的過程。自動化可以節省例行行政任務的時間，讓律師專注於更具策略性的任務。它可以處理包括但不限於以下事項：

日程安排
文件創建
計費
溝通
案件管理
以及更多。

例如，當新客戶向法律公司發送訊息時，法律工作流程自動化可以自動向客戶發送確認訊息，確認已收到他們的請求，並將儘快回覆。更令人驚奇的是，自動化流程應用軟體可以將客戶資料輸入資料庫並自動分配人員來接待客戶。

簡而言之，法律工作流程自動化是幫助律師事務所減少行政工作量並賦予律師增加可計費時間的關鍵。

第二部分：提高效率的 6 個最佳法律工作流程工具

法律公司有許多工作流程工具可供選擇。但首先，問題在於選擇能夠真正帶來效益的正確工具。因此，我們在下方列出了六個能夠提高效率的最佳法律工作流程軟體：

1. Smokeball

Smokeball 是一款法律工作流程自動化軟體，通過自動化工作流程使整個團隊保持在同一頁面上。它有助於管理所有任務、提醒和文件。

Smokeball 提供預配置和可自定義的工作流程，以有效管理法律活動。Smokeball 的主要功能包括如下：

分配任務及相關文件和電子郵件。
設置任務提醒。
自動化文件創建和管理。
每日摘要更新以保持組織性。
團隊生產力的完全透明。
處理發票和付款。

價格： 四種方案（Bill、Boost、Grow 和 Prosper+），價格可自定義。

最佳用途： 管理任務分配、計費和任務組織/提醒。

應用案例： 適用於個人律師和中小型律師事務所。

2. MyCase

MyCase 是另一款出色的法律工作流程自動化軟體，幫助繁忙的律師自動化工作流程。它可以通過允許您設置觸發器來創建任務、事件或文件來自動化可重複的任務。此外，它有助於為常見任務、文件等創建可重用的範本。

MyCase 的主要功能包括：

創建工作流程和觸發器以自動化任務。
減少冗餘的行政工作。
時間輸入和費用追蹤。
創建包含正確案件信息的案件文件。
創建進件表格以避免手動數據輸入。

簡而言之，MyCase 使法律公司能夠通過設置正確的觸發器來自動化工作流程，並更加專注於客戶和業務增長。

價格： 基本版：每月 49 美元，專業版：每月 89 美元，高級版：每月 109 美元。

最佳適用： 使用觸發器自動化可重複的任務。

應用案例： 適用於獨立從業者和中小型律師事務所。

3. Checkbox

Checkbox 是一款強大的法律工作流程自動化軟體，旨在盡可能自動化工作流程，從客戶進件到解決方案。它幫助法律公司建立一個自助服務平台，讓員工/用戶自動化工作流程。

使用 Checkbox，您可以構建自定義的自動化工具，例如文件生成軟體、24/7 全天候客戶指導等。此外，它可以整合並滿足來自 Salesforce、Teams、Slack 等的用戶需求，從而提升工作效率。

Checkbox 的主要功能包括以下：

為不同需求構建自動化工作流程。
電子郵件以獲得即時幫助。
儀表板和分析以獲得關鍵指標的可見性。

價格： 根據需求自訂價格。

應用案例： 適用於獨立從業者和中小型律師事務所。

4. Clio

Clio 是一款基於雲的案件管理軟體，提供全面的解決方案來處理幾乎所有法律活動。它提供了廣泛的工具/功能，用於案件/文件管理、時間追蹤、計費、客戶互動等相關的工作流程自動化。

Clio 提供了終極的法律軟體解決方案，幫助律師有效且有利可圖地發展他們的事務所。Clio 的主要功能包括如下：

輕鬆發送賬單並收款。
智慧客戶進件，順暢的諮詢安排。
隨時隨地的雲端文件管理。
強大的日曆功能，為每個截止日期設置提醒。
整合與 Gmail、Outlook、Zoom、Dropbox 等工具。

簡而言之，Clio 簡化了律師事務所的各個方面，無論是賬單、通信還是文件管理。

價格： EasyStart：每位用戶每月 49 美元，Essentials：每位用戶每月 89 美元， Advanced：每位用戶每月 129 美元，Complete：每位用戶每月 159 美元。

最佳用途： 案件管理、賬單和文件管理。

應用案例： 適用於任何希望自動化行政活動的規模的法律事務所。

5. Centerbase

Centerbase 是一款現代化的法律工作流程自動化軟體，幫助律師更快地完成任務。這是一個基於雲端的工具，用於協助法律賬單、會計和實務管理。您可以使用該工具建立自動化工作流程，可以自動執行或在特定觸發條件下執行，例如創建記錄、發送電子郵件、安排約會等。

Centerbase 的主要功能包括：

自動化行政任務，如計費和約會安排。
自動填充客戶信息以自動進件客戶。
為特定情況生成文件。
自動發送賬單通知。

簡而言之，Centerbase 幫助提高效率並通過定制的自動化工作流程減少人為錯誤。

價格： 定制價格。

EasyStart：每位用戶每月 49 美元
Essentials：每位用戶每月 89 美元
Advanced：每位用戶每月 129 美元
Complete：每位用戶每月 159 美元

最佳用途： 自動化日常法律活動，如賬單、文件生成和安排。

應用案例： 適用於個人執業者和中小型律師事務所。

6. Thomson Reuters 湯森路透

Thomson Reuters 湯森路透提供適合不同需求的法律工作流程自動化軟體解決方案。具體來說，它提供兩種類型的軟體解決方案：C-Track 和 Judicial Chambers。

C-Track 是一個基於網路的系統，幫助管理法院工作流程。它可以協助處理案件、主持聽證會、輸入數據、定期與法院互動、支援法院技術等。您可以輕鬆地將 C-Track 調整為符合法院的流程和規則。

Judicial Chambers 幫助處理司法工作流程。它促進了辦公室人員和法官的草擬、協作和法律研究需求。他們可以草擬命令、確定判刑等。它通過自動化工作流程幫助應對增加的案件負荷。

價格： 定制方案。

最佳用途： 管理法院和司法工作流程。

應用案例： C-Track 最適合法院，而 Judicial Chambers 最適合辦公室人員和法官。

第三部分：如何製作法律人工智慧聊天機器人

在所有法律消費者中，74% 會訪問律師事務所的網站以採取第一步行動。通常，他們有即時想要澄清的問題，以便計劃第一次會議的時間表。為了解決這個問題，法律人工智慧聊天機器人可以非常方便。

法律人工智慧聊天機器人可以以類似人類的方式與消費者互動，並使用預先訓練的數據自動回答他們的問題。這樣，顧客便可以獲得 24/7 全天候的即時支援。

要製作這樣一個法律AI聊天機器人，您需要使用可靠的聊天機器人建構平台。比如，GPTBots 就是最佳的法律 AI 聊天機器人建構平台。它為用戶提供無需編碼的平台來製作自訂的AI聊天機器人。您還可以使用其預設範本來快速建立用於顧客服務、潛在客戶生成等的聊天機器人。此外，它允許您使用您的法律公司數據訓練聊天機器人，然後發布並整合聊天機器人到多個平台，如網站或者各種社交應用軟體（Slack、Discord、Whatsapp、Telegram等）。